1. Aktiverer du de foretrukne afsendere i at levere kommunikation om forandringen til organisationen?
Best practice viser, at medarbejdere foretrækker at høre budskaber fra to personer i organisationen:
1. Sponsor for forandringen (den person der har mandat til at drive forandringen) om de forretningsmæssige årsager til forandringen.
2. Deres nærmeste leder om, hvordan de bliver påvirket af forandringen
2. Er spørgsmålene “hvorfor sker denne forandring?” og “hvad er risikoen ved ikke at gennemføre denne forandring?” blevet besvaret?
Når individuelle medarbejdere bliver opmærksomme på en forandring, vil deres første spørgsmål være ”hvorfor sker denne forandring?”. De øverste ledere fokuserer ofte på visionen omkring den fremtidige situation og projekt teams fokuserer ofte på at få fortalt om den nye, gode idé. Men faktisk bør den første kommunikation om forandringen fokusere på, hvorfor forandringen sker. Og glem ikke at blive ved med at kommunikere og forankre budskabet om ”hvorfor”, hele vejen igennem projektet, særligt hvis der går noget tid fra den første kommunikation til implementeringen begynder.
3. Er "What's in it for me (WIIFM)?” blevet kommunikeret?
At gennemføre en forandring, kræver at hver medarbejder træffer en personlig beslutning, uanset hvad ledelsen måtte ønske eller tro. Kommunikation om forandringen skal være på plads og forstået. For at være effektiv, skal kommunikationen fortælle om de ting, som er vigtige og betyder noget for medarbejderne. Man er nødt til at kunne tydeliggøre for medarbejderne, hvordan forandringen vil gøre deres (arbejds)liv bedre eller hvad de får ud af at engagere sig i forandringen, hvis man vil have deres opbakning. Besvar ”WIIFM” (what’s in it for me?) tidligt og ofte i din kommunikation.
4. Modstår du fristelsen til at kommunikere igennem projektteamet?
Medarbejdere foretrækker at høre budskaber om forandringen fra to personer i organisationen, og ingen af disse er projektlederen eller projektteamet. En af de største og mest almindelige fejl, du kan lave, er at få projektlederen eller projektteamet til at sende al kommunikationen.
5. Bruger du “face-to-face” kommunikation?
Face-to-face kommunikation er identificeret som den mest effektive kommunikationsform. Undervurder ikke den værdi, som face-to-face kommunikation skaber, selvom den kan være mere tidskrævende.
6. Gentager du nøglebudskaberne fem til syv gange?
Det er vigtigt at gentage nøglebudskaber flere gange. Første gang du annoncerer forandringen til medarbejderne, vil de ofte være mere optagede af at forholde sig til, hvordan forandringen påvirker dem og har derfor ikke fokus på de detaljer, du kommunikerer. Når du gentager nøglebudskaberne, hjælper du medarbejderne med at få hørt de ting, du gerne vil være sikker på, at de har hørt (og dermed hjælper du også forandringen). Så; del budskaberne oftere end du selv tror nødvendigt.
7. Skaber du mulighed for tovejskommunikation?
Du har brug for at få udarbejdet en plan for, hvordan du vil sikre tovejskommunikation. Sørg for at medarbejderne har mulighed for at dele deres bekymringer, give feedback og stille spørgsmål. Tovejskommunikation skaber opbakning og giver svar med det samme.
8. Forbereder du kommunikatørerne til at levere effektiv kommunikation og til at have de nødvendige samtaler?
En af dine vigtigste roller er at forberede de foretrukne afsendere (såsom medarbejdernes nærmeste ledere) af budskaber om forandringen. Dette inkluderer at få delt vigtige budskaber, som de er nødt til at levere, sikre at budskaberne er afstemt med andre afsendere og få planlagt rækkefølgen af, hvornår budskaberne skal leveres. Det indebærer også at få trænet dem I, hvordan de leverer nøglebudskaberne.
9. Har du fundet effektive metoder til at nå ud til dit publikum?
En helhedsorienteret kommunikationsplan sikrer anvendelse af flere forskellige kanaler for at nå ud til medarbejderne. Det kunne være møder, one-to-one samtaler med nærmeste leder, nyhedsbreve, præsentationer, brainstorming workshops, ”lunch and learns”, Q&A på intranet fora, podcasts, screensavere, osv. Vær kreativ i, hvordan du kommunikerer og indhenter feedback fra medarbejdere.
10. Bruger du evalueringer til at måle effekten af kommunikerede budskaber?
Kommunikation kan ikke blot betragtes som en aktivitet, der planlægges, leveres og hakkes af på tjeklisten. Du skal finde ud af, hvordan du kan være sikker på, at medarbejderne hører og forholder sig til de budskaber, du prøver at sende. Evalueringsværktøjer vil hjælpe dig med at finde ud af, når du ikke har kommunikeret effektivt eller når budskabet er blevet misforstået, så du kan få rettet op og tilpasset din kommunikation.